Las nuevas tecnologías están cambiando la forma en que se hacen los negocios y el ecosistema económico general. Este cambio, la transformación digital, está afectando a todo tipo de empresas incluyendo al sector público, la comunicación y la medicina.
En ese sentido, es indiscutible que las tecnologías digitales cambiarán significativamente también la práctica del derecho. La pregunta que queda es cómo responderá la profesión ante esta transformación.
La digitalización de la abogacía va más allá del uso de herramientas y, es posible que lleve a un cambio en el modelo de negocio de muchas firmas. De hecho, las principales dimensiones de transformación las llevan a ser competitivas.
Entre otras cosas, esto se consigue al alejarse de la estructura organizativa jerárquica y patriarcal clásica para convertirse en entidades con una estructura de gestión plana y descentralizada; al abrirse a nuevos campos de conocimiento a través de la colaboración y desarrollar prácticas y equipos multidisciplinarios dentro de la firma que permitan a las personas que no son abogados desempeñar funciones clave; y, por último, haciendo una elección y uso inteligente de los avances tecnológicos.
Objetivos a alcanzar con la estrategia de transformación digital.
La transformación digital es la aplicación de capacidades digitales en diferentes áreas de la empresa, como los productos y procesos, con el fin de ser más eficientes y aumentar las posibilidades de generar nuevos ingresos.
Los despachos de abogados necesitan implementar una estrategia de transformación digital legal de forma precisa, tras obtener el resultado de una evaluación inicial.
Los objetivos a alcanzar con la estrategia de transformación digital dependerán de la situación de partida de la empresa y suelen incluir algunas de las siguientes metas: Realización de operaciones cuando cliente y abogado se encuentran en ubicaciones diferentes o no pueden llevar a cabo encuentros físicos por motivos de salud o distanciamiento social por razones de salud pública. Con esta opción se aumentan considerablemente las opciones de prestar servicios a un mayor número de clientes.
Actualización de las formas de trabajo tradicionales adaptándolas a las nuevas tecnologías. De esta forma aumentará la agilidad en los flujos de trabajo y también la eficiencia.
Trabajar con un equipo distribuido, es decir, situado en diferentes localizaciones. Esto puede aportar un aumento de talento y una mejora en la productividad, así como un incremento en las posibilidades de crecimiento de la empresa.
Adaptación a los trámites online cada vez más habituales en las relaciones con las Administraciones Públicas, lo que reduce el tiempo dedicado a cada gestión y mejora la eficiencia en la organización del tiempo.
Digitalización en los procesos de gestión documental y seguimiento de casos. Con esta transformación se reducen los costes, se aumenta la productividad y se reducen los errores producidos en las tareas manuales.
Mejora de la experiencia de los clientes debido a mayor rapidez en los trámites, ausencia de errores y una alta satisfacción en general, solamente posible con la automatización de procesos.
Cómo alcanzar las metas de digitalización en la firma legal.
Cuando se toma la decisión de implementar una estrategia de transformación digital legal comienza un camino lleno de cambios con el fin de cumplir los objetivos marcados. Durante el proceso se va mejorando y adquiriendo nuevas novedades y herramientas de forma progresiva, eliminando o reduciendo los puntos débiles y ganando fortalezas.
Los valores y la cultura de la organización cambian, incluyendo entre ellos algunos nuevos como la agilidad, la flexibilidad y la autonomía.
Existen algunas formas sencillas de iniciar este camino: no es preciso dar el salto del archivador en papel a los robo-advisors y la inteligencia artificial. De hecho, se puede empezar el movimiento de forma gradual, implementando soluciones intuitivas y amigables que dejan un retorno medible, como sucede con CaseTracking o TimeBillingX. Con estos softwares la firma gana en agilidad y ayuda a incorporar una cultura digital e innovadora, entre sus muchos beneficios.
Y es que para que todo el cambio se produzca de la mejor forma posible es necesario contar con herramientas o soluciones digitales específicas.
Ahora, para alcanzar las metas de la digitalización de un despacho de abogados es recomendable realizar algunos análisis y revisiones previas, así como contar con el equipo adecuado.
Análisis de aspectos propios del modelo de negocio
Es fundamental hacer una revisión de los aspectos básicos del negocio como la misión, la visión y el propósito. Además, con el análisis DAFO podrán obtenerse algunas conclusiones sobre las debilidades de la empresa para tratar de mejorarlas mediante la transformación digital y las nuevas tecnologías.
Las herramientas que se usarán en el proceso tienen que ir directamente relacionadas con el resultado de este análisis, pues será la forma de mejorar la eficiencia del despacho.
Análisis de la función legal.
Mediante la aplicación de distintos test se podrá descubrir en qué situación en cuanto a la madurez digital se encuentra el despacho. Se analizan aspectos como la gestión del tiempo, la tecnología que usa, cuáles son los procesos más habituales y la presencia digital, entre otros.
El proceso de transformación digital para abogados puede aplicarse a empresas con cualquier estado de madurez. La clave de este análisis es encontrar las necesidades del despacho para priorizar las soluciones que se van a implementar en relación con los resultados de ese análisis.
Revisión de los procesos.
En la mayoría de despachos de abogados no existe una forma establecida para hacer las cosas y puede ocurrir que cada abogado tenga una forma de trabajar diferente. Por ello, suele resultar complicado llegar a un acuerdo para decidir cuál será el proceso elegido para que todos lo sigan en el momento en el que se inicie el proceso de transformación. Este acuerdo incluye el almacenamiento de documentos y su categorización, una tarea muy importante en un despacho de abogados.
En relación con la definición de los procesos es necesario analizar de forma exhaustiva cada una de las formas de llevar a cabo las distintas tareas en la empresa por si existieran otras opciones más eficientes de trabajar. Este análisis será crucial hacerlo antes de comenzar el proceso de transformación y aplicar las nuevas tecnologías pues implementarlas en los procesos erróneos no ayudaría a la mejora del despacho.
Definiendo los pasos de estos procesos se pueden encontrar stakeholders, ineficiencias, cuellos de botella o actividades que se duplican de forma innecesaria; y todo esto, debe ser previo a plantear cualquier solución digital o comprar soluciones legaltech.
El equipo.
Para llevar a cabo los análisis necesarios antes de iniciar el proceso de transformación digital es recomendable contar con personal experimentado en este tipo de cambios en el sector legal, vincular a todos los niveles del despacho en el proceso de transformación y designar a una persona que se encargue del proyecto.
Si todo el equipo conoce los beneficios del proceso de transformación digital en el despacho de abogados, las resistencias y reticencias pueden disminuir de forma considerable. Además, formar al personal acerca de temáticas relacionadas con nuevas metodologías más ágiles o tendencias actuales en derecho puede motivar a los trabajadores a implementar los cambios incluidos en la estrategia de transformación digital.
Para comenzar el proceso de digitalización o comprar una nueva herramienta legaltech hay que tener en cuenta la situación y características del despacho de abogados donde se pretende implementar, ya que las soluciones a aplicar no son iguales en todos los casos. La madurez digital del equipo que forma el despacho influye notablemente en los recursos con los que se cuentan y los objetivos que deben marcarse a corto plazo.
Riesgos de no apoyarse en la tecnología.
Aunque, como hemos visto, poner en marcha el proceso de digitalización de la abogacía no es sencillo, las consecuencias de no actualizar los procesos y herramientas son mucho peores.
Uno de los riesgos a los que se enfrentan los despachos tradicionales que se resisten a iniciar la transformación digital es la pérdida de personal cualificado, pues los profesionales mejor preparados se decantan por entornos más modernos y digitales.
Otras de las consecuencias negativas que conlleva no llevar a cabo la digitalización en el despacho de abogados es una disminución de eficiencia y un aumento de costes, que se evitaría con el uso de soluciones digitales.
Además, la pérdida de competitividad podría ser un problema importante a la hora de enfrentarse a otras empresas del sector.
Por todo ello, la importancia del legaltech para abogados y la implementación de nuevos procesos en la firma es clave a la hora de tener éxito en el negocio.
En este proceso pueden ser de gran ayuda CaseTracking y TimeBillingX, dos herramientas que mencionamos previamente.
CaseTracking, el software de gestión de procesos judiciales, puede ser muy útil en la transformación digital de un despacho de abogados, ya que permite hacer de forma casi automática la consulta sobre los procesos judiciales, obtener informes y centralizar toda la gestión de juicios en un sólo lugar.
TimeBillingX, por su parte, es un software de productividad y facturación que permite registrar todos los proyectos y horas trabajadas para controlar y medir el rendimiento de la firma o gerencia legal. Además, pueden llevar con esta información, el proceso de facturación a los clientes, lo que optimiza la gestión administrativa.
Estos dos softwares de Lemontech pueden mejorar los procesos de trabajo en los despachos de abogados, ahorrando tiempo y reduciendo los errores.
Como hemos visto, empresas de todos los sectores están llevando a cabo la transformación digital. Los despachos de abogados no pueden ni deben quedarse atrás en este cambio liderado por las nuevas tecnologías, puesto que puede ser la base de la competitividad.
Entre los objetivos que se persiguen con la digitalización en los despachos de abogados se encuentran la posibilidad de trabajar con clientes que se encuentran en otra ubicación, la automatización de procesos y la mejora de la experiencia de los clientes.
Para conseguir estas metas es necesario hacer un cambio en la cultura de la organización, comenzando por un análisis exhaustivo de la situación de la empresa y su madurez digital antes de modificar los procesos o adquirir nuevas soluciones tecnológicas.
Preguntas frecuentes sobre transformación digital en los despachos de abogados.
¿Qué es la transformación digital?.
La transformación digital es la aplicación de capacidades digitales en diferentes áreas de la empresa con el fin de ser más eficientes y aumentar las posibilidades de generar nuevos ingresos.
¿Qué objetivos se pretenden alcanzar con ella?.
Los objetivos marcados dependen de cada empresa, su situación y sus características. Algunas metas habituales son el trabajo con clientes en otra localización, la automatización de procesos y la mejora de la experiencia de los clientes.
¿Cómo cumplir las metas de digitalización en una firma legal?.
Para cumplir con los objetivos de digitalización es necesario cambiar los valores y la cultura de la empresa. Será necesario un análisis del modelo de negocio, el equipo y los procesos antes de implementar los cambios.
¿Qué riesgos hay en caso de no digitalizar la empresa?.
En caso de no comenzar el proceso de digitalización se corre el riesgo de perder al personal cualificado, incurrir en costes innecesarios y perder competitividad.
Transformación digital en los despachos de abogados - Legaltech (lemontech.com)
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