De acuerdo con un informe de Statista, en 2021 la industria del legaltech generó ingresos de 27.6 mil millones de dólares (USD) alrededor del mundo y se prevé que para 2027, dicha cifra alcance los 35.6 mil millones de dólares (USD). Es decir que nos encontramos en el auge de la industria del legaltech y por ello es importante preguntarnos ¿por qué hay tanto valor detrás de las tecnologías aplicadas al sector legal?.
Hasta hace poco, la idea de un despacho de abogados no se asociaba con la aplicación de herramientas tecnológicas. Pero, en los últimos años, esta idea tradicionalista ha cambiado ante la exponencial adopción de la tecnología en otras ramas industriales y, especialmente, después de la pandemia de Covid-19, que obligó a los profesionales del sector legal a adoptar la tecnología para continuar con su trabajo de forma remota.
Ahora, es difícil concebir a un despacho de abogados que no utilice alguna herramientas de legaltech para automatizar procesos, reducir costos o mejorar la experiencia del cliente, pues esto proporciona una gran ventaja competitiva frente a los despachos que no utilizan tecnología.
Y, dentro del propio ecosistema de las herramientas de legaltech, uno de los principales modelos de negocio que empresas y despachos alrededor del mundo están adoptando para reducir costos y aumentar ganancias es el modelo del legal SaaS.
De acuerdo con el autor Ricardo Torres García, en el libro “Fintech, Regtech y Legaltech: Fundamentos y desafíos regulatorios”, todas las empresas que ofrecen productos de legal SaaS para las firmas de abogados tienen como valor añadido la automatización de trabajo repetitivo y el ahorro de tiempo.
Esto se traduce en que, a través de un coste fijo, los procesos dentro de un despacho de abogados se vuelven automáticos y altamente eficientes, reduciendo así la mano de obra necesaria para determinadas tareas administrativas, tradicionalmente realizadas por los asistentes legales (también conocidos como paralegals).
Qué es el modelo de legal SaaS.
La computación en la nube, o simplemente conocida como “nube”, es una tecnología que permite subir, usar o modificar archivos y programas informáticos sin que estos se encuentren instalados dentro del dispositivo que se está utilizando. Los archivos y programas informáticos se encuentran alojados en grandes servidores a los que se puede acceder de forma remota a través de una conexión de internet, sin necesidad de instalación o descarga.
La computación en la nube ha permitido el surgimiento de muchas empresas exitosas que han establecido su modelo de negocios basado en la “nube”, tales como Netflix, Amazon o Google. En general, los modelos de negocio en la “nube” pueden clasificarse entre:
IaaS (infraestructura como servicio).
PaaS (Plataforma como servicio).
SaaS (Software como servicio).
El Software como servicio, ofrece la posibilidad de que las personas usuarias utilicen determinadas aplicaciones sin necesidad de descargar o instalar algo en su computadora o dispositivo móvil. Esto se logra alojando las aplicaciones en la “nube”, en donde las personas usuarias con una conexión a internet pueden iniciar sesión y comenzar a trabajar ¡En un solo clic!.
Por otro lado, un ejemplo de IaaS sería Amazon Web Services o Microsoft Azure, mientras que ejemplos de SaaS bien puede ser Microsoft 365, Google Drive y hasta CMS WordPress.
Ahora, un SaaS va más allá de solo la nube. También implica una suscripción mensual o anual para el uso del sistema. Este pago garantiza que la compañía de software pueda ir agregando mejoras al sistema sin cobrar extra.
También permite que las empresas puedan comenzar de a poco y escalar rápidamente para obtener un retorno de la inversión rápidamente. A su vez, elimina la complejidad operativa y permite a las organizaciones realizar pruebas de concepto de manera más asequible.
De igual forma, con el SaaS se ofrecen opciones para cambiar las suscripciones y satisfacer las demandas cambiantes de una empresa conforme crezcan o de cómo el negocio se adecúe a la realidad del mercado.
De esta manera, el legal SaaS (cuyo significado en inglés es software-as-a-service) constituye uno de los modelos de negocio más rentables e importantes para la transformación digital del sector legal.
Las soluciones de legal SaaS son aplicables a un gran abanico de tareas que tienen los despachos de abogados y empresas, tales como revisión de documentos y contratos; investigación jurídica; herramientas para la administración y gestión de despachos de abogados; y hasta la gestión de procesos judiciales.
Cómo el legal SaaS se aplica en una firma de abogados.
Ya en la práctica, la tecnología de legal SaaS consiste en que un proveedor ofrece a las firmas de abogados un programa informático o una aplicación que se enfoca en solucionar alguna tarea propia del trabajo legal. Algunos ejemplos son: Gestión del personal dentro de una firma de abogados o departamento legal.
Gestión de las actividades dedicadas a cada asunto para determinar el tiempo facturado para cada cliente.
Comunicación interna entre los colaboradores de una firma o departamento legal.
Comunicación con los clientes a través de plataformas tecnológicas para crear experiencias fluidas de asesoría, pago o firma electrónica.
Gestión de los archivos y documentos del despacho, tanto administrativos como de los litigios y asunto jurídicos.
Investigación de jurisprudencia, precedentes y descubrimiento jurídico.
Bibliotecas legales.
Y hasta aplicaciones de inteligencia artificial.
El uso de esta tecnología no requiere de instalación alguna en las computadoras o dispositivos de los abogados, pues es accesible a través de una página web en la que las personas usuarias inician sesión con un usuario y contraseña. De tal manera que la información contenida dentro de la aplicación es accesible a cualquier hora y en cualquier lugar, mientras se tenga una conexión a internet.
Las firmas de abogados que utilizan el modelo de legal saas tienen más éxito.
En su libro “Los abogados del futuro”, Richard Suskind, uno de los más importantes autores en cuanto a la aplicación de tecnología en el sector legal, explica que la evolución de la actividad legal pasa a través de varias etapas.
La primera es la que se realiza de forma artesanal, es decir, que el trabajo del abogado comenzará desde cero, a partir de una hoja en blanco, y en su actividad artística logrará crear una demanda (o cualquier otro documento) hecho a la medida del problema.
No obstante, gran parte de la actividad de un abogado es realizada porque los problemas que se le presentan día a día en el escritorio guardan ciertas similitudes con otros que ya ha enfrentado anteriormente, por lo que ha llegado a estandarizar ciertos procesos y documentos.
La estandarización es algo que sucede en todas las firmas y departamentos legales, donde ya se cuenta con formatos preestablecidos para abordar problemas similares: demandas, contestación a demandas, solicitudes, renuncias, despidos y una lista larga de formatos jurídicos que hasta se venden en internet.
Además, el autor señala que la tercera etapa de evolución del servicio legal es la sistematización, que puede ser entendida como la digitalización de los flujos de trabajo, donde las tareas, actividades y roles de personal involucrado se puede procedimentalizar, para generar flujos de trabajo automáticos y aumentar en gran medida la eficiencia del trabajo legal.
Pensemos por un momento en el ciclo de vida de un contrato para ilustrar la idea anterior. Muy seguramente, el documento digital de un contrato pasa de formato a Word a PDF para luego ser impreso y posteriormente firmado por las partes involucradas.
Y aunque se puede pensar que con esto queda todo resuelto, esta idea es errónea, pues posterior a la firma, viene el seguimiento al contrato y cuando llega el momento, se tienen que hacer efectivos los términos del mismo o pensar en una renovación dependiendo de la naturaleza del contrato.
La importancia del legal SaaS para los abogados.
En la actividad tradicional de los despachos o departamentos legales, el ciclo de vida de un contrato pasa a través de diferentes procesos que, normalmente, están a cargo de un sólo abogado: desde la entrevista inicial entre el cliente y el profesionista legal, hasta la elaboración, aprobación y firma del propio documento.
Pero ¿es el mismo abogado quien realiza el seguimiento y está pendiente de los términos del mismo y una posible renovación? Con una plataforma de legal SaaS dedicada a la gestión del ciclo de vida de un contrato, es posible tener ya procesos automatizados, en donde se encuentran con documentos prellenados y listos para ser firmados electrónicamente.
El proceso permite:
Optimizar los procesos
Ahorrar tiempo y costos
Tener a la vista siempre un seguimiento de todos y cada uno de los contratos que se han generado en una firma o departamento legal, incluyendo sus fechas de vencimiento para tener las renovaciones listas con buen tiempo de anticipación.
La tecnología de legal SaaS implementada en una firma de abogados o incluso en el departamento legal de una empresa (especialmente una PyME) revoluciona de una manera tan innovadora la actividad legal que abre las puertas a una forma de trabajo totalmente diferente para los abogados involucrados.
Cómo implementar la tecnología legal SaaS en una firma o departamento legal.
Implementar la tecnología de legal SaaS dentro de una firma de abogados o departamento legal es sumamente sencillo, pues hoy en día existen varias opciones en el mercado que se dedican a resolver diversas situaciones a las que se enfrentan los profesionales del sector jurídico. Dos excelentes opciones son TimeBillingX y CaseTracking, ambas creadas por Lemontech.
Para aquellas firmas y departamentos que necesitan un poco de ayuda con su organización, TimeBillingX es un software de gestión que permite: visualizar las métricas principales de cada uno de los casos de la firma o departamento legal, como las horas facturables o las horas por liquidar.
generar y enviar facturas desde el propio software directo hasta los clientes en un solo clic simplificar el registro de actividades a través de la identificación de las aplicaciones de trabajo más frecuentes como Office, Gmail, Meet, Teams, entre otras registrar de forma automática las actividades realizadas durante un día para generar una bitácora de eventos, que posteriormente se refleja en el informe al cliente sobre las actividades realizadas en relación a las horas facturadas.
Por otro lado, CaseTracking es un software de gestión de casos que permite realizar un seguimiento diario a cada uno de los asuntos que lleve un departamento o firma de abogados. Muestra diariamente los movimientos de los procesos judiciales que están en los tribunales y permite tener en una sola vista todos los procesos y personal involucrado en un despacho para asignar tareas, adjuntar documentos, agendar reuniones y agregar comentarios a las actividades.
Tanto TimeBillingX como CaseTracking tienen todas las ventajas que la tecnología de legal SaaS puede ofrecer a las firmas y departamentos legales. Las personas usuarias no necesitan instalar nada en sus dispositivos y tienen acceso a toda su información en tiempo real, a todas horas y en cualquier lugar, con tan sólo iniciar sesión en sus perfiles.
No esperes más y solicita una demostración de lo que TimeBillingX y CaseTracking pueden hacer para mejorar la eficiencia de tu despacho o departamento legal, automatizando procesos y reduciendo costos. Todo con el respaldo de ser tecnologías de legal SaaS desarrolladas por Lemontech.
Preguntas frecuentes sobre la tecnología de legal SaaS.
¿Qué es el SaaS?.
El Software como Servicio (Software-as-a-Service, por su significado en inglés) es una tecnología de computación en la nube, donde un proveedor proporciona acceso por internet a un usuario a determinado software sin necesidad de que tenga que descargar o instalar nada en su dispositivo.
¿Qué es la tecnología legal SaaS?.
Son soluciones tecnológicas de Software como Servicio que resuelven tareas de los despachos o departamentos legales a través de la automatización de procesos para ahorrar costes y aumentar la eficiencia.
¿Qué beneficios tiene la tecnología legal SaaS?.
La tecnología de legal SaaS proporciona valor añadido a través de la automatización de trabajo repetitivo y el ahorro de tiempo, lo que se traduce en que, a través de un coste fijo, los procesos dentro de un despacho de abogados se vuelven automáticos y altamente eficientes, reduciendo así la mano de obra necesaria para determinadas actividades administrativas tradicionalmente realizadas por asistentes legales.
¿Qué ventajas tienen las firmas de abogados que implementan la tecnología de legal SaaS en sus procesos frente a las que no?.
Adquieren una gran ventaja competitiva frente a las firmas de abogados que no utilizan este tipo de tecnología, pues realizan el salto de la estandarización a la sistematización y automatización de sus procesos, lo que ahorra costos, permite enfocar mejor el tiempo de los profesionales jurídicos y se traduce en mejores servicios para sus clientes.
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