Los documentos legales forman parte de muchos procedimientos y actividades habituales que se llevan a cabo tanto por personas físicas como personas jurídicas.
Las personas dedicadas al asesoramiento sobre temas legales y acompañamiento en los procesos judiciales tienen contacto diariamente con un gran número de documentos. Esta documentación tiene un gran peso para los abogados y es necesario conocer bien la importancia de los documentos legales, sus características, funciones y tipología.
Además, para todos ellos, es fundamental optimizar el tiempo y los recursos para dar mejor servicio a sus clientes. Los empleados del sector legal pasan una importante parte de su tiempo buscando documentos e informaciones.
Avanzando hacia una justicia más justa
Con el auge del teletrabajo, estos datos son aún más preocupantes. De acuerdo con el Attorney Workload and Hours Survey, un 54% de los empleados presenta dificultad para concentrarse en sus actividades laborales y un 52% asegura que existe mayor carga de trabajo y responsabilidades.
En el presente artículo se mencionan las diferentes funciones, características y tipos de documentos legales, resaltando la importancia que tienen y la forma en que la tecnología puede ayudar a gestionarlos.
Qué son, para qué sirven y cuál es la importancia de los documentos legales.
Los documentos legales son aquellos que acreditan de forma fehaciente un hecho o situación y sirven para registrar y comunicar ciertos actos o hechos y como prueba de los mismos. Así, se considera documento legal a cualquier escrito público que pueda acreditar un suceso o evento y le confiera carácter de auténtico.
Los documentos legales surgen por la aceptación de una cuestión por ambas partes y sirven de testimonio probatorio, cumpliendo las normas. Estos documentos deben conceder o garantizar derechos, generar obligaciones o constituir relaciones contractuales.
La importancia de los documentos legales y algunas de sus funciones son: Avalar convenios. Dan garantías a las partes cuando se firma un convenio sobre algo en particular. Tienen carácter legal por cumplir los requisitos obligatorios establecidos por la legislación nacional. A diferencia del resto de documentos, los documentos legales aportan seguridad a los firmantes.
Otorgar legalidad a un hecho. Son la herramienta para legalizar un hecho o acto, por ejemplo un matrimonio en el caso del acta de matrimonio.
Certificar la pertenencia. Determinan la propiedad de bienes, tanto muebles como inmuebles, aportando seguridad a los propietarios para que nadie pueda apropiarse de sus bienes.
Características de los documentos legales.
Las principales características que tienen los documentos legales son: Tienen carácter legítimo. Estos documentos se consideran legales por tener un carácter legítimo, incluso cuando se utilizan en cuestiones civiles, ya que representan del mismo modo una obligación.
Deben ser aceptados por las partes intervinientes. El principal requisito de los documentos legales es que sea aceptado de forma legítima por las personas que intervengan en el acto.
Suelen incluir compromisos. Habitualmente suelen incluir compromisos de pago, recibos y otras obligaciones.
Deben estar firmados y tener certificada su autenticidad. Para confirmar la aceptación de las partes intervinientes, deben estar firmados por las mismas y contar con un sello que certifique la autenticidad. Además, para considerarse un documento oficial, debe ser avalado por un funcionario del gobierno debidamente designado y autorizado.
Tipos de documentos legales.
Ahora que conocemos la importancia de los documentos legales, veremos los tipos de documentos existentes:
Documentos de identidad.
Los documentos de identidad son uno de los tipos de documentos legales más comunes y que son usados a diario. Son títulos emitidos por las autoridades competentes en relación con el registro de las personas, que puede ser el Ministerio de Interiores, el Registro Civil o la oficina de migraciones.
Estos documentos sirven para acreditar la nacionalidad y otros datos personales de los ciudadanos, como el nombre y apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad o un número único que lo identifica.
Los ejemplos más habituales de documentos de identidad son el pasaporte, el Documento Nacional de Identidad o la Tarjeta de Identificación de Extranjero.
Documentos constitutivos.
Los documentos legales constitutivos son aquellos que establecen los estatutos a través de los que se crea y rige una organización o sociedad empresarial. Tienen como objetivo la creación de personas jurídicas, con o sin fines lucrativos.
Este tipo de documentos tienen carácter obligatorio y deben cumplir ciertos requisitos formales para constituir una empresa, como estar registrados. Algunos de los elementos que se encuentran en un documento constitutivo son el nombre de la organización, su objeto, el capital y el número de miembros o accionistas.
Ejemplos representativos de este tipo de documentos son el estatuto de una sociedad o el documento de fundación.
Actas oficiales.
Las actas oficiales son documentos legales que se escriben por un funcionario autorizado para dar fe de que se ha celebrado un determinado acto, hecho o para confirmar la veracidad de la identidad de las personas que actúan en ellos. Pueden emanar de los registros civiles, los juzgados o las oficinas gubernamentales.
En las actas se incluyen la fecha y el lugar de celebración, el hecho o acto que se certifica y los datos de los participantes.
Un ejemplo claro de acta oficial es la partida de nacimiento, donde se registran todos los datos relativos al nacimiento de una persona.
Contratos escritos.
Los contratos escritos son uno de los principales tipos de documentos legales. A través de estos documentos escritos las partes intervinientes establecen derechos y obligaciones recíprocas.
Existen diferentes tipos de contratos. Los privados, que son celebrados entre particulares, y los públicos, en los que una de las partes forma parte del Estado.
La principal finalidad de estos documentos es brindar la posibilidad a una de las partes de solicitar la ejecución de la prestación obligatoria de la otra parte si ésta no cumple con lo pactado.
Los datos que se incluyen en los contratos son la identidad de los contratantes, el objeto del contrato y el detalle de las obligaciones que tienen cada una de las partes.
Dos ejemplos claros de estos tipos de contratos son el contrato de arrendamiento y el contrato de trabajo.
Títulos valores.
Los títulos valores son documentos legales que llevan incorporado el derecho a recibir un pago. Suelen ser transmisibles y funcionan como un instrumento para trasladar dinero o créditos.
Pueden ser emitidos por particulares o por entidades financieras o comerciales.
En estos documentos se incluyen los datos personales del beneficiario, el importe de la transacción y la fecha, además de la firma del librador.
El cheque y el pagaré son dos de los documentos incluidos en esta tipología.
Títulos de propiedad.
Son documentos que acreditan el dominio de una o varias personas sobre un bien mueble o inmueble. Se emiten por los registradores de la propiedad del inmueble o las autoridades competentes.
En este documento se describe la propiedad con detalle, incluyendo sus características principales, como la serie o el modelo. Además, deben incluirse los datos del propietario, la forma en que se adquirió el bien, la fecha y otros elementos.
El título de propiedad de un vehículo o la escritura de una casa son dos claros ejemplos de esta categoría.
Licencias.
Las licencias son los documentos administrativos que permiten al portador realizar una actividad concreta en un periodo determinado. Se expiden por la autoridad competente y permiten, tras el cumplimiento de unos requisitos, realizar una actividad o un oficio.
Ejemplos de este tipo de documentos legales son la licencia de apertura o el permiso de conducir.
Títulos académicos
Los títulos académicos otorgan la facultad a su titular para desempeñar una actividad profesional ya que certifican que ha cumplido con los requisitos legales para llevarla a cabo. Se emiten por instituciones educativas.
En estos documentos se incluyen el nombre de la profesión, los datos del titular, la fecha, la firma y el sello de la autoridad académica que la expide.
Un diploma de finalización de estudios universitarios es un claro ejemplo de título académico.
Sentencias judiciales.
Las sentencias judiciales dictadas por jueces y tribunales para resolver conflictos se pueden reconocer derechos de una parte sobre la otra y constituir una herramienta para la ejecución de ese derecho reconocido.
En las sentencias se incluye la identificación de las partes y la decisión del juez.
Las sentencias judiciales más comunes pueden ser la sentencia de divorcio y la sentencia que califica un despido como improcedente.
Documentos traslativos de la propiedad.
Este tipo de documentos legales son otros de los más comunes. Pueden consistir en acuerdos entre dos partes en los que se fijan todas las condiciones o ser documentos legales unilaterales.
Los documentos traslativos de la propiedad más importantes son la donación, el testamento y la compraventa.
Cómo la tecnología de Lemontech ayuda a gerenciar los documentos legales.
Lemontech cuenta con softwares que pueden ayudar en la gestión y la optimización del tiempo y los recursos en los procesos judiciales.
Por ejemplo, CaseTracking, un Software as a Service (SaaS) desarrollado por Lemontech, apoya diariamente a miles de abogados y colaboradores en el seguimiento de sus juicios y el control de su gestión.
Entre otras cosas, porque es capaz de mostrar diariamente los nuevos movimientos de los procesos judiciales, sin la necesidad de visitar portales externos, al conectarse a las páginas oficiales del Poder Judicial y otras plataformas relevantes. De esta forma, provee automáticamente los avances o actualizaciones de los juicios que administra la firma o área legal.
Permite gestionar y seguir las causas judiciales de varios países o de diferentes instituciones en una sola plataforma. De esta manera, no solo se tiene la opción de realizar una consulta de expedientes judiciales totalmente centralizada, también se puede tener una visión panorámica y un control absoluto de todos los casos vía online.
CaseTracking mantiene al abogado informado sobre cualquier cambio o novedad en los expedientes judiciales y procesos jurídicos de su interés, gracias a sus notificaciones automatizadas, que además envía alertas sobre tareas y eventos pendientes, y posibles procesos congelados.
De forma operativa, esta herramienta cuenta con dos funcionalidades para gestionar los documentos de forma ágil y práctica:Expediente Virtual: Su misión es ahorrar tiempo de gestión, al habilitar la descarga masiva de todos los documentos adjuntos, en los distintos procesos judiciales.
De esta forma es posible recopilar los documentos obtenidos durante el proceso y descargar con un solo clic (en .PDF o .ZIP) todos los alegatos, audiencias o escritos. Esto optimizará el tiempo invertido y suma precisión en la búsqueda de documentos para el análisis y revisión del juicio. CaseClassify: Con esta funcionalidad se puede verificar en pocos clics el estado de la cartera judicial, gracias a su capacidad para clasificar los movimientos importantes de la tramitación según reglas de negocio e inteligencia artificial.
Sumado a todo esto, CaseTracking ayuda a las firmas a preparar reportes de gestión interna y de movimientos para los clientes. Esto beneficia directamente la gestión de equipos externos y el análisis de insights claves del negocio.
Los documentos legales son fundamentales para los abogados.
Como hemos visto, los documentos legales son aquellos que acreditan un hecho o situación y para que lo sean deben cumplir ciertas características. Existen diferentes tipos de documentos legales, algunos de ellos son ejemplos habituales del trabajo diario de un abogado.
La importancia de los documentos legales y administrativos se debe a que suelen ser el único medio de prueba relacionado con un hecho o situación. Los abogados basan la mayor parte de su trabajo en documentos legales y administrativos.
Estos documentos certifican hechos que pueden utilizarse como pruebas. Para auxiliar en la gestión de este tipo de documentos existe la tecnología de Lemontech, que ayuda a gestionar los procesos judiciales ahorrando tiempo y optimizando recursos.
Preguntas frecuentes sobre la importancia de los documentos legales.
¿Para qué sirven los documentos legales?.
Sirven para acreditar un hecho o acto concreto, además de registrarlos y comunicarlos. También conceden y garantizan derechos y generan obligaciones.
¿Cuáles son las características de los documentos legales?.
Los documentos legales tienen carácter legítimo, deben estar firmados y autenticados, aceptados por las partes e incluir compromisos para las mismas.
¿Qué tipos de documentos legales existen?.
Los tipos de documentos legales más habituales son los de identidad, constitutivos, actas oficiales, contratos, títulos valores, títulos de propiedad, licencias, títulos académicos y sentencias judiciales.
¿Cuál es la importancia de los documentos legales?.
Entre otras cosas, porque suelen ser el único medio de prueba relacionado con un acto o hecho concreto y los abogados suelen basar su trabajo en ellos.
¿Cómo puede ayudar la tecnología con los documentos legales?.
Existen softwares, como TimeBillingX y CaseTracking que pueden ayudar a los profesionales a gestionar mejor el tiempo y los recursos con los clientes y en los procesos judiciales.
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