Las firmas de abogados y los departamentos legales modernos buscan constantemente nuevas formas de aumentar su eficiencia y estrategias para mejorar la productividad. Necesitan hacer frente al problema de la acumulación de tareas, de ese trabajo que se va postergando y, al final, nunca se hace.
Cuando se abordan problemas urgentes, hay problemas emergentes y “dormidos” con los que lidiar. Como resultado, no llegan a alcanzarse los objetivos esperados, aumenta el estrés de los profesionales y disminuye la satisfacción de los clientes.
Pero existen formas de hacer más en menos tiempo y garantizar que todos se concentren en los asuntos más importantes. ¿Te interesaría conocer las estrategias que hacen posible mejorar la productividad?
ContentsMétodos y estrategias para mejorar la productividad de la firma de abogados
Áreas donde se pueden conseguir mayores avances para mejorar la productividad
Métodos y estrategias para mejorar la productividad de la firma de abogados
Las herramientas de software tienen el potencial de revolucionar la forma en que operan e innovan las firmas de abogados ayudándoles, al mismo tiempo, a conseguir esos objetivos de eficiencia y rendimiento. El resultado es un impulso a la agilidad de los procesos y a las ganancias.
A día de hoy, la adopción de tecnología ocupa el cuarto lugar entre los principales desafíos a los que se enfrentan las firmas de abogados, en particular detrás de la presión que sufren las tarifas, la ciberseguridad y la eficiencia operativa (Aderant).
No obstante, existe una gran cantidad de opciones que permiten a los abogados hacer un mejor uso de su tiempo y, por eso, resulta esencial encontrar las soluciones adecuadas que agreguen valor al estudio, a la vez que elevan la satisfacción de sus clientes.
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Áreas donde se pueden conseguir mayores avances para mejorar la productividadDiferenciación de lo urgente y lo importante. La capacitación adecuada permitirá que todos los profesionales que trabajan en el estudio comprendan la diferencia entre ambos conceptos. Una vez asimilados, cada día habrá que evaluar los casos y las tareas pendientes para asegurarse de priorizar los que se consideren urgentes. Con un buen sistema de clasificación, el personal puede dirigir a los clientes a los recursos que mejor les ayudarán, permitiendo que los abogados y profesionales de apoyo se concentren en las cuestiones que necesitan su atención especializada.
Establecimiento de indicadores de rendimiento. Las métricas permiten medir actividades y gastos con precisión. A la vista de estos datos se puede averiguar si los abogados están utilizando efectivamente el tiempo y los recursos o no. Este conocimiento resulta esencial para fortalecer los planes y recomendaciones, ganar ajuste y operar de manera más eficiente. Además, desde esta perspectiva resulta mucho más sencillo identificar las ineficiencias y todo lo que no genera valor, para reconducir esos procesos o eliminarlos. Cuando se dispone de esta información a nivel de gerencia o de socios del bufete de abogados es más probable que se tomen las decisiones acertadas que llevarán al estudio hacia el éxito en base a una comprensión clara de sus operaciones.
Foco en la generación de valor. Los abogados deben asegurarse de que concentran sus esfuerzos en los aspectos que son importantes para los clientes. Hacer más por hacer más no es realmente productivo, aunque pueda parecer que lo es. Pero para hallar ese valor hay que descubrir qué tareas resultan más útiles para los clientes o permiten que los clientes den su próximo paso. Centrar la atención en ellas permite mejorar la productividad sin quemar al personal. Además, conviene averiguar cuál es la principal fuente de valor del estudio y de cada profesional que forma parte de él. Normalmente reside en las relaciones con los clientes y el conocimiento de los casos y procesos, no solo en el conocimiento de un área particular del derecho. Una vez se halla el núcleo con mayor potencial generador de valor hay que trabajarlo, potenciarlo y expandirlo. ¿Sabías que la tecnología te puede ayudar a mejorar la gestión de las relaciones con los clientes?
Migración a la nube. ¿Qué pasaría si los abogados pudieran acceder al contenido necesario para trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar? La nube ofrece la posibilidad de generar más horas facturables y más tiempo para disfrutar de los frutos del trabajo. La utilización de software legal basado en la nube tiene un impacto inmediato en la eficiencia de las firmas de abogados y la satisfacción de los profesionales, que gozan de una mejor conciliación de su vida personal y laboral. De forma complementaria, se puede fijar un horario fijo de despacho, para que los clientes puedan discutir su caso o problemas relacionados con los abogados cara a cara, en un horario programado. Un modelo de organización que, combinado con el salto a la nube y la flexibilidad que implica, puede ayudar a los abogados a ser más productivos, a la vez que mejora el mantenimiento de relaciones con los clientes. ¿Sabías que un reciente estudio estima que el 83% de las cargas de trabajo se ejecutarán en la nube para 2020?
Automatización de tareas. Muchos procesos rutinarios son esenciales, pero aún consumen una gran parte del tiempo de un abogado. Por ejemplo, completar las facturas mensuales. La respuesta es la automatización. Al incorporarla como apoyo a las tareas del día a día, es la inteligencia artificial la que se ocupa de ellas, aumentando sustancialmente la eficiencia y la productividad. La tecnología no solo puede ayudar con las cuestiones más básicas, sino que también ofrece un importante soporte a la hora de trabajar en los casos, permitiendo a los abogados que puedan dedicar más tiempo a generar nuevas oportunidades de negocio, aumentar su capacidad de respuesta y mejorar la calidad del trabajo que ofrecer a sus clientes. Esta efectividad incidiría en los gastos generales, que se verían reducidos y en la competitividad, que aumentaría gracias a un equipo legal que continúa mejorando sus servicios entregables y permanece a la vanguardia de la innovación en la industria, la mejor carta de presentación. ¿Sabías que el 23% del trabajo de un abogado puede automatizarse? (CKGSearch – McKinsey Global Institute) ¿Te imaginas las ventajas de contar con una aplicación que se encargue de gestionar los ingresos mensuales, gastos, facturación y presupuestos?
Estas cinco estrategias para mejorar la productividad pueden ayudar a cualquier firma de abogados a avanzar por el buen camino, aunque dependerá de cada una saber ver el valor de las herramientas y las mejores prácticas disponibles para, no solo alcanzar el éxito, sino ser capaz de mantenerlo.
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