Por grande o pequeño que sea, ninguna firma debería obviar el proceso de organizar, almacenar y recuperar datos relacionados con casos legales. Hablamos de información sobre clientes, casos, documentos y contratos, entre otros.
Un sistema efectivo de gestión de datos facilita realizar un seguimiento de la información importante, encontrar documentos relevantes rápidamente y compartir insights con otros miembros del equipo. En otras palabras: optimizar los flujos de trabajo y, por tanto, estar en disposición de servir mejor a los clientes.
Mejores prácticas de gestión de la data jurídica
Qué es la gestión de datos legales
La gestión de información jurídica es la forma de recopilar, organizar y almacenar los datos de una firma de abogados para que puedan ser revisados, para decisiones legales y de negocio. Una buena gestión ayuda a dar sentido a los grandes volúmenes de datos que se manejan a diario, facilitando convertirlos en conocimiento.
Importancia de la gestión de datos
En las firmas o áreas jurídicas de hoy, es crucial registrar todo y eso incluye la estrategia legal o las conversaciones orales con los clientes. Por ejemplo, si se brinda una recomendación a un cliente y él o ella decide no seguirlo, debe registrarse en el archivo del cliente tanto el hecho de que el cliente haya sido informado, como la base legal del consejo, los beneficios de seguir ese curso de acción, las posibles consecuencias de desviarse del mismo y las razones mencionadas por el cliente para ignorar la recomendación. Hacerlo puede evitar futuras reclamaciones y sus consecuencias para la imagen de la firma.
Otro motivo de la importancia de realizar una adecuada gestión de datos es, por ejemplo, el relacionado con los ingresos. Si los profesionales de la firma no mantienen actualizados y precisos sus registros y documentos, es probable que no dejen constancia del tiempo y recursos dedicados a cada caso, por tanto, podrían dejar escapar horas facturables. La imposibilidad de registrar los términos de un acuerdo de pago, también puede resultar en la imposibilidad de cobrar al cliente.
La competitividad de la firma es otro punto a tener en cuenta al plantear cómo administrar la data jurídica. Para posicionarse en el sector hace falta ser cada vez más ágiles, para ser capaces de dar respuesta con precisión, asegurando la satisfacción del cliente.
Los estándares de la industria no dejan de alzarse y ello obliga a facilitar la colaboración y el acceso a la información en todo el estudio. Los silos de datos, la falta de sincronización, la desactualización o los errores de completitud pueden salir muy caros.
La gestión de datos puede aumentar la visibilidad de la información, lo que facilita que los abogados encuentren de manera rápida y positiva los datos correctos para su análisis. Eso permite que la empresa se mantenga más organizada y productiva, y que los profesionales del equipo puedan llevar a cabo su trabajo de una mejor manera.
Además, ayuda a reducir posibles errores al establecer procedimientos y políticas de uso, y generar confianza en la información que se utiliza para tomar decisiones. Todo suma en lo que respecta a satisfacer las necesidades de los clientes.
Prácticas recomendadas de gestión de datos
Reducir la redundancia de datos
Hay muchas razones para duplicar datos a propósito. Por ejemplo, al crear copias de seguridad, usadas principalmente para resguardar información, evitar desastres de los datos, y controlar las posibles versiones. También hay casos en los que se crean datos similares debido a procesos repetidos. Sin embargo, no se necesitan todos estos datos.
Configurar un proceso manual o automatizado que audite los datos regularmente y elimine los duplicados puede ayudar a administrar mejor los activos informacionales y reducir el coste del uso innecesario del almacenamiento. Esto también mantiene los datos limpios y listos para análisis y consultas.
Priorizar la calidad de los datos
Mantener un alto nivel de calidad es fundamental para garantizar que los datos sean utilizables y relevantes. No hace falta retener todos los datos que se generan. Además, conviene validar continuamente la precisión de la información. Mantener los datos antiguos es útil para el análisis comercial, pero antes de hacerlo, conviene asegurarse de que sean precisos, relevantes y realmente adecuados para el análisis.
Mejores prácticas de seguridad para la data jurídica
La seguridad de los datos de la firma de abogados ayuda a proteger sus activos y, para ello, existen muchos factores que logran elevar el nivel de resguardo. Desde restringir el acceso a la información y garantizar que los datos estén encriptados para cualquier persona sin autorización, hasta evitar errores humanos que dejen abierta la puerta a la amenaza.
Establecimiento de controles de acceso
Estos controles le permiten especificar privilegios para cada tipo de usuario. El objetivo es evitar el abuso de las credenciales.
Cifrado de la información
Convierte los datos en un código sin sentido, que solo se puede descifrar con las claves que tiene la firma. Así logra que los datos importantes no se puedan utilizar incluso si personas no autorizadas acceden a ellos.
Software de seguridad de datos
Firewalls y antivirus son medidas de seguridad que ofrecen buenos resultados, siempre que se mantengan debidamente actualizados y su uso se complemente con una gestión responsable de contraseñas.
Configuración de monitorización y alertas
Los procesos y sistemas de seguimiento en este campo ayudan a obtener visibilidad de los repositorios de datos. Aportan métricas que brindan información específica y procesable sobre patrones y acciones que afectan los datos.
Al hablar de gestión de la información legal y mantenimiento de los niveles de seguridad de la data jurídica, es imposible no reparar en las ventajas de las soluciones que ofrecen los software y la propia automatización.
A su gran alcance y su eficiencia hay que sumar la precisión. La tranquilidad de evitar errores humanos garantiza mejores resultados que favorecen al negocio, de extremo a extremo. Si ya has instalado la protección debida en los equipos y dispositivos electrónicos de todos los abogados del equipo, ¿por qué no continuar aprovechando las ventajas de la tecnología?
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